Trên giảng đường, chắc không ít lần các bạn sinh viên được nghe giảng viên nhắc tới 3 cụm từ “hợp lý, hợp pháp, hợp lệ” trong các bài giảng có liên quan tới chứng từ kế toán. Khi đi làm, các bạn kế toán không ít lần băn khoăn với câu hỏi những hoá đơn, chứng từ nào được gọi là “hợp lý, hợp pháp, hợp lệ”, để đáp ứng quy định là những chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp?

Ngày 24 tháng 2 năm 2022, Bộ tài chính đã ban hành quyết định 206/QĐ-BTC, triển khai áp dụng hoá đơn điện tử cho 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Theo đó, từ 01/7/2022, tất cả các tổ chức/doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử khi mua bán hàng hoá và dịch vụ. Vậy thế nào là hoá đơn điện tử “Hợp pháp, hợp lý và hợp lệ”?

Hóa đơn hợp pháp

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ;

Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định.

Về hình thức: Có 2 loại

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế

Về nội dung:

Hoá đơn phải đảm bảo các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, số hóa đơn, tên của tổ chức cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn hợp lệ

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phải ghi đúng và đầy đủ nội dung các chỉ tiêu trên hoá đơn theo quy định của pháp luật. Bao gồm có các chỉ tiêu bắt buộc và các chỉ tiêu bổ sung

Ví dụ:

Ngày phát hành hoá đơn phù hợp với ngày xuất hàng hoá dịch vụ

Hình thức thanh toán: Tiền mặt hay chuyển khoản

Mã số thuế của người mua (người mua là tổ chức) và người bán

Hóa đơn hợp lý

Hoá đơn, chứng từ hợp lý là hoá đơn mà nội dung trên hóa đơn phải phù hợp với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh được cấp phép trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ:

Hoá đơn đầu vào của loại vật tư hàng hoá có được cấp phép kinh doanh trong giấy phép kinh doanh không?

Hoá đơn nhiên liệu có phù hợp với doanh nghiệp có phương tiện vận tải, có thiết bị máy móc cần nhiêu liệu tạo năng lượng không

Hoá đơn tiếp khách có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không?