Bên cạnh hoạt động học tập, nghiên cứu khoa học, sinh viên còn tham gia rất nhiều các hoạt động khác như: tham gia câu lạc bộ, làm thêm, các hoạt động của Đoàn thanh niên và Hội sinh viên, các hoạt động vui chơi, giải trí.v.v.

Việc tham gia các hoạt động trên giúp sinh viên có cơ hội được trải nghiệm, đúc rút những kinh nghiệm và những kĩ năng cần thiết để làm việc với người khác.

Tuy nhiên vấn đề đặt ra hiện nay với sinh viên là có quá nhiều công việc cần thực hiện trong khi quỹ thời gian có hạn. Một mặt sinh viên phải đảm bảo hoạt động học tập, mặt khác vẫn có thể tham gia hoạt động ngoài giờ lên lớp. Đây là một thách thức không nhỏ đối với sinh viên hiện nay.

Để quản lý thời gian hiệu quả, sinh viên cần phát triển kĩ năng quản lý thời gian bằng việc sử dụng các phương tiện “Danh sách những việc cần làm” trên cơ sở vận dụng nguyên lý Pareto.

Có thể thấy, về bản chất, nguyên lý Pareto là công cụ giúp cá nhân xác định những công việc cần ưu tiên, từ đó tập trung vào thực hiện để đạt hiệu quả cao nhất.

Có thể hiểu, danh sách những việc cần làm là bản liệt kê một danh mục những công việc cần thực hiện và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng và cấp thiết với những nguồn lực cần thiết, mốc thời gian nhất định.

Nhờ việc vận dụng nguyên lý Pareto vào sử dụng phương tiện “danh sách những việc cần làm” để sinh viên có kĩ năng tổ chức công việc một cách khoa học và hợp lí, tránh lãng phí thời gian, nâng cao chất lượng học tập và tạo niềm vui trong cuộc sống.

- Nguyên lý Pareto

Liên quan đến vấn đề quản lý thời gian hiệu quả và thời gian hữu hiệu là những kiến thức của nguyên lý Pareto. Theo nguyên lý Pareto: “20% của bạn sẽ đem lại 80% kết qủa, nếu bạn dành tất cả thời gian, tiền bạc và sức lực vào 20% đầu tiên trong số những ưu tiên ấy”

                                                  Hình 1.1. Nguyên lý Pareto (Nguyên lý 20/80)

Dòng kẻ liền trên biểu đồ minh họa nguyên lý 20/80 miêu tả một người hay một tổ chức đã đầu tư thời gian, tiền bạc, sức lực và nhân lực cho những ưu tiên quan trọng nhất. Kết quả cho thấy năng suất lao động tăng lên 4 lần. Dòng kẻ đứt quãng miêu tả một người hay một tổ chức đã đàu tư thời gian, tiền bạc, sức lực  và nhân lực cho những ưu tiên kém quan trọng hơn, vì vậy kết quả đạt được không đáng kể.

Như vậy, nguyên lý Pareto đã chỉ ra rằng: “Để thành công, mỗi cá nhân phải có khả năng sắp xếp các công việc, dự án được ưu tiên. Nếu việc nào cũng quan trọng như nhau thì cuối cùng không đạt được thành tựu nào đáng kể”.

Sắp xếp công việc dựa vào mức độ ưu tiên là việc tạo lập danh sách những công việc cần thực hiện theo mức độ quan trọng và cấp thiết. Những hoạt động quan trọng là những hoạt động tạo ra một kết quả mong muốn. Chúng đạt tới những giá trị mục tiêu cuối cùng hoặc chúng đạt được mục tiêu đầy ý nghĩa. Những hoạt động khẩn cấp là những hoạt động yêu cầu bởi một ai đó, hoặc chúng liên quan đến một vấn đề bất tiện hoặc một tình huống mà cần ngay một giải pháp càng sớm càng tốt.

Dựa vào mức độ quan trọng và cấp thiết, chúng ta có “ma trận quản lý thời gian” như sau:

I Quan trọng và cấp thiết	II Quan trọng và ít cấp thiết
III Ít quan trọng và  cấp thiết	IV Ít quan trọng và không cấp thiết

 

 

 

 

 

Hình 1.2.Ma trận quản lý thời gian

 

Mức độ A: Những việc quan trọng nhất và cấp thiết

Những công việc loại A phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

- Nếu không hoàn thành thì sẽ ảnh hưởng gây hậu quả nghiêm trọng.

- Những công việc thuộc nguyên tắc 20% của nguyên lý Pareto.

- Những việc có thời hạn hoàn thành trong hôm nay hoặc trong vài ngày tới.

Trong những nhiệm vụ thuộc danh sách loại A, chủ thể tiếp tục sắp xếp những nhiệm vụ theo mức độ quan trọng giảm dần và gắn với các mức A1; A 2; A3. Để xác định được mức độ trên, cá nhân phải trả lời các câu hỏi sau:

1. Khi thực hết được tất cả các nhiệm vụ trong danh sách thì cái nào sẽ mang lại sự thỏa mãn và hạnh phúc nhất? đây sẽ là nhiệm vụ A1.

2. Nếu chỉ đạt được một nhiệm vụ nữa thì tôi sẽ chọn cái nào? Trả lời câu hỏi này thì cá nhân sẽ tìm ra mục tiêu A2. Lập lại câu hỏi này cho đến khi sắp xếp lại toàn bộ danh sách theo thứ tự ưu tiên.

Mức độ B: Những công việc quan trọng nhưng không cấp thiết

Những công việc là những nhiệm vụ cần thiết phải hoàn thành nhưng không quá quan trọng phải làm ngay, cá nhân cần lên kế hoạch cụ thể và sắp xếp thời gian để làm. Cá nhân nên tiến hành các công việc loại B cùng với những các công việc loại A.

Mức độ C: Những công việc cấp thiết nhưng không quan trọng

Đối với những công việc này, cá nhân có thể ủy thác công việc cho người khác.

Ủy thác là một hành động giao nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc quyền hạn cho người khác.

Mức độ D: Những công việc không quan trọng và không cấp thiết

Đối với những công việc, cá nhân nên loại bỏ ra khỏi danh sách.

Một số bẫy quản lý thời gian sinh viên thường gặp.

Việc sinh viên quản lý kém hiệu quả có nhiều nguyên nhân, trong đó nguyên nhân cơ bản là vấp phải là bẫy thời gian. Có thể mô tả các bẫy thời gian gồm:

a, Trì hoãn công việc

Mỗi cá nhân thường có xu hướng làm những công việc dễ thực hiện, thú vị và cấp thiết trước những công việc khó khăn, mất nhiều thời gian và quan trọng.

Các cá nhân thường có xu hướng trì hoãn những công việc cần nhiều nguồn lực, mang tính sắc bén và mất thời gian. Bởi vậy, công việc càng trở nên khó khăn và quá tải hơn; việc trì hoãn quá lâu những việc quan trọng sẽ khiến cá nhân rơi vào khủng hoảng và stress thời gian.

b, Đánh giá quá cao mọi thứ

Việc đánh giá quá cao mọi thứ khiến cá nhân không thể nhận ra được đâu là công việc cần ưu tiên làm trước khiến cá nhân thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu thời gian để làm tất cả mọi thứ.

c, Cầu toàn

Đối với một số cá nhân, công việc luôn cần đạt tới mức hoàn hảo. Điều này khiến cho cá nhân thực hiện tất cả các hoạt động mà không có sự ủy quyền dẫn tới tình trạng thiếu thời gian để hoàn thành công việc.

d, Không đặt mục tiêu rõ ràng

Việc đặt mục tiêu không rõ ràng khiến cá nhân không định hướng được những công viêc cần ưu tiên. Điều này khiến cá nhân rơi vào tình trạng thiếu thời gian và làm việc không hiệu quả.

e, Làm nhiều việc cùng lúc

Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, một số cá nhân thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Đây là một trong những sai lầm trong quản lý thời gian. Việc làm này khiến cá nhân rơi vào tình trạng rối loạn công việc dẫn tới hiệu quả làm việc không cao.

Vấn đề bẫy thời gian được triển khai nghiên cứu thực tiễn và đề xuất quy trình phát triển kĩ năng quản lý thời gian dành cho sinh viên.

Tóm lại: Trên cơ sở vận dụng nguyên lý Pareto vào sử dụng công cụ quản lý thời gian“danh sách những việc cần làm” sẽ giúp sinh viên tổ chức, sắp xếp công việc hợp lí, hiệu quả. Để làm được điều này, sinh viên cần tuân thủ các bước trong việc sử dụng danh sách những việc cần làm. Tránh rơi vào các bẫy thời gian thường gặp.